Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 1er octobre 2026.

Ortenor est un service édité par Nicolas Magniez (société ORTENOR, SIRET 109 644 492 00018, 477 Hameau des Vieux, 76480 Saint-Paër), à destination d'artisans et de PME. Cette page décrit les données traitées et la façon dont elles sont utilisées.

Qui est responsable de quoi

Pour les données de ses clients (les artisans et PME abonnés), Ortenor est responsable du traitement. Pour les données de leurs propres correspondants (personnes qui appellent, laissent un message ou reçoivent un SMS), le client est responsable du traitement et Ortenor agit comme sous-traitant, selon les conditions de l'annexe 1 des conditions générales de vente (app.ortenor.fr/cgv).

Données traitées

Utilisation des données de l'agenda Google

Lorsqu'un client connecte son compte Google, Ortenor lit en lecture seule (jamais d'écriture, jamais de suppression) les rendez-vous des agendas qu'il choisit explicitement, dans le seul but d'envoyer des rappels de rendez-vous à ses propres clients. Ortenor n'accède à aucune autre donnée Google (contacts, email, fichiers...). L'usage que fait Ortenor des données obtenues via les API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use. Ces données ne sont jamais vendues, jamais partagées avec des tiers à des fins publicitaires, et ne sont utilisées par aucun humain sauf pour le support technique à la demande du client. Un client peut révoquer cet accès à tout moment depuis son compte Google ; Ortenor en est alors informé et cesse toute lecture.

Enregistrements vocaux

Lorsqu'un client final laisse un message vocal sur le répondeur d'un artisan, ce message est enregistré et transcrit automatiquement dans le seul but de le transmettre à l'artisan. L'artisan reçoit par SMS le numéro de l'appelant, son nom lorsqu'il est identifié, un extrait de la transcription et un lien d'écoute personnel : ce lien n'est pas public, mais toute personne qui le détient peut écouter le message.

L'enregistrement audio est conservé 30 jours puis supprimé automatiquement de nos serveurs, ou effacé plus tôt si l'artisan le supprime depuis son espace ; la transcription écrite, elle, reste accessible à l'artisan dans son dossier client tant qu'il utilise Ortenor. La transcription est réalisée automatiquement par notre prestataire de téléphonie (moteur Google Speech-to-Text), elle est indicative et peut comporter des erreurs.

Questions complémentaires, photos et démarchage

Finalité. Après un appel manqué, permettre à l'artisan de rappeler en sachant de quoi il s'agit, où, et si c'est urgent. Base légale. Intérêt légitime de l'artisan, responsable du traitement, à répondre à une demande qui lui est adressée (Ortenor agit pour son compte). Ce qui est fait. Le correspondant peut recevoir au plus deux SMS de questions (commune, description du problème, urgence, disponibilités), choisis parmi des modèles écrits à l'avance ; la première question porte la mention « (message automatique) ». Un système d'intelligence artificielle (Anthropic) analyse ses réponses pour en extraire le besoin, la commune, l'urgence et les disponibilités ; en cas de doute ou de panne, l'artisan est simplement prévenu. Le correspondant peut envoyer jusqu'à 5 photos du problème depuis un lien personnel valable 7 jours, sans compte. Les photos, les réponses et ces informations sont transmises à l'artisan. Durée. Les fichiers photo sont conservés 30 jours, comme les enregistrements vocaux, puis supprimés automatiquement ; les informations écrites suivent la durée de conservation du dossier de l'artisan (tant qu'il utilise Ortenor, puis 30 jours).

Les appels provenant de numéros réservés au démarchage, et les messages identifiés comme du démarchage ou émis par un robot, ne sont pas transmis à l'artisan : ils sont classés « Démarchage » dans son espace, où il peut les rétablir.

Demande d'avis, rappel par courriel et réponses aux rappels de rendez-vous

Finalité. Permettre à l'artisan de demander un avis Google lorsqu'il signale la fin d'un chantier, jamais automatiquement au paiement d'une facture (une demande au plus par correspondant et par période de douze mois, un seul rappel par courriel sept jours après, jamais par SMS, sauf si un avis de ce correspondant est déjà publié), et de savoir si un correspondant confirme ou ne peut pas honorer un rendez-vous (réponse au rappel de la veille). Base légale. Intérêt légitime de l'artisan, responsable du traitement. Données. Adresse électronique et numéro du correspondant, date de la demande, nom affiché des avis publics les plus récents (lu chez Google, non conservé) et texte de la réponse au rappel. Opposition. Chaque rappel comporte un lien « Ne plus recevoir ces messages ». Durée. Celle du dossier de l'artisan, puis trente (30) jours.

Rappels d'entretien et données d'équipements

Finalité. Permettre à l'artisan de proposer à ses clients l'entretien périodique d'un appareil qu'il a installé ou entretenu (chaudière, pompe à chaleur, climatisation, poêle, chauffe-eau…). Base légale. Intérêt légitime de l'artisan, responsable du traitement, à entretenir la relation avec ses clients ; aucun message ne part sans sa validation, et aucun rappel ne contient de promotion. Données. Type d'appareil, marque, modèle, numéro de série, date de la dernière intervention et échéance, lus automatiquement sur les factures d'entretien que l'artisan transmet, ou importés par lui depuis son historique. Opposition. Chaque rappel indique « Pour ne plus recevoir ces rappels, répondez NON » ; l'opposition est immédiate. Durée. Identique aux autres données du dossier de l'artisan : tant qu'il utilise Ortenor, puis 30 jours.

Mise en relation avec un autre plombier

Lorsqu'un artisan ne peut pas prendre une demande, le correspondant reçoit un SMS lui demandant s'il souhaite qu'un autre plombier proche le rappelle. Finalité. Lui permettre d'obtenir un rappel. Base légale. Son consentement, donné en répondant OUI ; sans cette réponse, son numéro et sa demande ne sont transmis à personne. Pour cette finalité, Ortenor est responsable du traitement. Données. Numéro, commune, besoin, date et texte de l'accord. Durée. Identique aux autres données du dossier de l'artisan (tant qu'il utilise Ortenor, puis 30 jours). Le consentement peut être retiré à tout moment en écrivant à l'adresse ci-dessous.

Identification du nom de l'appelant

Pour aider l'artisan à rappeler, Ortenor affiche le nom de l'appelant lorsqu'il peut être identifié, en cherchant uniquement dans les données de l'artisan et dans cet ordre, jusqu'à la première réponse : ses contacts, les devis et factures qu'il a transmis à Ortenor, son agenda connecté, puis, à défaut, le nom que l'appelant a lui-même prononcé ou écrit dans son message (affiché « d'après son message »). Ortenor n'interroge aucun annuaire ni fichier extérieur. Le nom identifié et sa source sont conservés dans le dossier de l'artisan tant qu'il utilise Ortenor, puis 30 jours.

SMS d'information et de promotion

Ortenor envoie des SMS d'information à ses clients (artisans) sur le fonctionnement du service, leur offre et le dispositif de parrainage, jamais aux correspondants des artisans. Les SMS de nature promotionnelle ne sont envoyés qu'entre 8 h et 20 h, jamais le dimanche ni un jour férié, au plus un par semaine, et comportent la mention « STOP au 36034 » : répondre STOP suffit pour ne plus en recevoir, sans frais et sans conséquence sur le service.

Paiement par prélèvement SEPA

Les abonnements sont réglés par prélèvement SEPA, opéré par Stripe. En signant le mandat, l'artisan autorise Ortenor et Stripe à débiter son compte. Ortenor conserve uniquement les quatre derniers chiffres de l'IBAN ; l'IBAN complet est traité par Stripe. Chaque prélèvement est notifié à l'artisan par email (montant et date) avant son débit ; en cas d'échec, l'artisan est prévenu par SMS et par email. Les factures et pièces comptables sont conservées dix ans.

Prestataires techniques (sous-traitants) et pays de traitement

Les transferts hors Union européenne reposent sur une décision d'adéquation ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

Conservation et sécurité

Les données sont hébergées en Europe. Le jeton d'accès à un agenda Google est chiffré avant stockage. Un client qui arrête Ortenor peut demander la suppression de ses données à tout moment.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la rectification, l'effacement de vos données, vous opposer à leur traitement ou en demander la limitation ou la portabilité, en écrivant à l'adresse ci-dessous. Si vous êtes un correspondant d'un artisan, votre demande est transmise à l'artisan, responsable du traitement, sous cinq jours ouvrés. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Contact

Pour toute question ou demande relative à vos données : nicolas@ortenor.fr.